DISCUSSION Organisation - Escapade aout 2021

On s'organise pour les évènements à venir ?
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Ggio
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DISCUSSION Organisation - Escapade aout 2021

Message par Ggio »

Salut à tout-e-s
Au cours de la dernière escapade à Lille, on a eu une discussion avec les personnes présentes.

Voici un compte rendu de ce qu'on s'y est dit.
N'hésitez pas à ajouter/corriger des trucs

bonne lecture

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1) ESCAPADES ADDPK

A) NE PAS PERDRE DU TEMPS À ATTENDRE DES GENTES


Constat : On passe beaucoup de temps à attendre les personnes qui arrivent au cours des sessions (notamment des local.e.s qui ne peuvent se rendre dispo qu’à certaines heures). Ça ralentit le groupe parce qu’on n’est pas libre de bouger. Ça nous oblige à renseigner tous les endroits où on va et rester disponible sur Matrix = c’est beaucoup de travail et du temps qu’on passe pas à tracer.

→ Baliser des « temps d’accueil » au cours duquel les personnes qui nous auraient prévenu au minimum la veille pourraient arriver. Au delà de ces temps d’accueil, on ne sera pas en mesure de garantir de tenir au courant de nos déplacements. La personne devra nous retrouver par ces propres moyens… ou nous rejoindre au premier temps d’accueil.
Ces temps se dérouleraient au début des sessions (par ex 10h→10h30) et sur le temps de midi.

Le contenu de ces temps d’accueil serait :
  • un accueil des nouv.elle.aux arrivant.e.s sur le spot pour les personnes qui ne connaissent pas le forum ou les escapades :
  • présenter le forum
  • présenter les escapades addpk
  • présenter le moyen de communication instantané : matrix
  • parler de la participation aux frais du forum (voir section ASPECTS FINANCIERS)
  • avoir une vigilance au cours de la journée sur matrix
Ce rôle de référent.e sera assumé par une personne différente par jour.

B) ENGAGEMENT, SAVOIR QUI SERA LÀ
pour nous organiser logistiquement, il faut savoir qui sera là.
  • Instaurations de dates butoir pour confirmer sa présence
  • Si besoin d’être hébergé.e, prévenir jusqu’à 2 semaines avant de sa
    présence. (mais le plus tôt sera le mieux!!!)
  • si c’est juste pour nous rejoindre sur la journée, prévenir jusqu’à la
    veille . (mais le plus tôt sera le mieux!!!)
Au delà de cette durée, il n’y a aucune garantie de trouver une place dans les solutions d’hébergements qu’on a mises en place/ être attendu.e ou mis au courant de nos déplacements.

Dans les deux cas, si vous n’êtes pas sûr.e de venir mais que ça vous intéresserait, on vous recommande de quand même mettre un mot sur le forum, et confirmer ou infirmer (jusqu’à 2 semaines avant pour
l’hébergement, jusqu’à la veille pour juste nous rejoindre sur une session).

3-4 mois avant de lancer officiellement l’escapade, il faut qu’on sache si on le maintient ou pas, en définissant un nombre minimum de personnes (5 par exemples, mais c’est a discuter avec l’équipe d’orga).

C) COGESTION
Constat : on est confronté.e.s au problème du « yakafokeu ». Il y a des choses à faire, mais comme personne ne s’en saisit nominativement, personne ne le fait.
  • Définir clairement les tâches, en faire une liste,
  • Demander aux personnes de nous indiquer si iels sont intéressé .e .s pour participer à la cogestion.
  • assigner les tâches spécifiques à une personne ou une équipe.
  • pour chacune des tâche, il y aura une date butoir.
/!\ Il faut garder à l’esprit que si personne ne se mobilise sur certaines tâches/l’orga, on assume que l’escapade ne se fasse pas, par manque de motiv’.


2) ASPECTS FINANCIERS

A) FRAIS DE GESTION DU FORUM :
  • on reste sur le même système que précisé ici :
    viewtopic.php?f=23&t=1037
  • pour les personnes qui nous rejoignent juste sur une journée, et qui ne sont pas hébergées, il n’y a pas d’injonction a payer la participation au financement du Weekend. Néanmoins, les frais se gestion du forum leur seront expliqués au temps d’accueil, et une caisse prix libre sera mise en place.
B) FRAIS QUOTIDIENS pour les escapades
Pour les personnes qui sont restent plusieurs jours, mise en place d’une caisse commune pour les repas communs et autres consommables.
Pour que les dépenses ne reposent pas chez la personne qui nous héberge (qui est déjà trop trop chouette de nous héberger).

→ participation a hauteur de 5 euros par jour et par personne aux frais
communs.
Ça n’a pas besoin d’être de l’argent sonnant et trébuchant : on peut aussi emmener l’équivalent en nourriture.

3) NOTIFICATIONS

Pour que les personnes qui ne sont pas abonnées au sections soit mises au courant, on conseille aux personnes qui publient des contenus « importants » d’aussi mettre le lien du sujet sur matrix.

On a parlé de Etherpad pour s’organiser de manière collaborative, notamment pour concevoir des textes ensemble.
Un accès à un etherpad qui liste les personnes présentes sur matrix est déjà disponible sur le salon matrix.

On se dit que ça serait bien de mettre un mot en « agenda » à l’annonce des weekends addpk.



4) DISPOSITION DU FORUM

L’ordre des sections a un peu été remanié : mise en avant des spots et sessions, rassemblement pour plus de lisibilité.

Mise en avant du logo Matrix pour indiquer que c’est notre moyen de communication instantané.

pronoms préférés : Iel, Elle
chosen pronouns : They
  • If you notice any mistake in my English translations, feel free to mention it!
    You can send me a personal message.

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Leslie
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Re: DISCUSSION Organisation - Escapade aout 2021

Message par Leslie »

Merci Ggio d'avoir pris le temps de rédiger ce compte-rendu, qui reprend bien en effet ce que l'on s'est dit. ;)
Ggio a écrit :
29 août 2021, 22:17
Mise en avant du logo Matrix pour indiquer que c’est notre moyen de communication instantané.

Alors, j'ai rajouté un lien [matrix] (en tentant d'imiter la typographie du logo) en bas du bandeau d'en-tête ADDPK.org.
Et si vous accédez au forum d'un ordi, vous verrez même qu'il y a écrit [matrix] : Notre messagerie instantanée.

Ajouter cette ligne de code était simple, par contre ajouter un logo clickable prendrait beaucoup plus de temps, peut-être 2-3 jours de travail, car il faudrait étudier un peu plus en détail différents fichiers codes du site pour l'intégrer sans perturber la mise en page de l'ensemble du site. Et ça compliquerait pas mal aussi les mises à jour du forum. Bref, c'est du temps que je n'ai pas.

Donc en espérant que ça améliore tout de même un peu la donne, je préfère en rester là pour la mise en avant.

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Je voudrais compléter le compte-rendu de Ggio avec d'autres points qu'on a aussi vu :

ESCAPADES ADDPK

D) DÉROULÉ TYPIQUE

Après en avoir discuté initialement sur le forum, et testé le déroulé de l'escapade, ce qui nous parait dorénavant le plus approprié c'est de se baser sur une Escapade de 4-5 jours, du vendredi soir au mercredi matin :
  • Vendredi :Retrouvailles à partir de 17h,
  • Samedi : Parkour toute la journée (+ soirée relaxe / jeux)
  • Dimanche : Parkour toute la journée (+ soirée relaxe / jeux)
  • Lundi :
    • 9h-11h :
      • Temps de discussion : bilan escapade, projection pour les suivantes, point sur le forum et autres projets à développer via cet outil, etc..
    • Départ pour certain⋅e⋅s,
    • Après-midi :
      • Temps de repos physique pour les autres : visionnage en commun de vidéos parkour, échanges sur les techniques d'entraînement ou autre thématiques, ou encore temps perso selon les envies.
      • Parkour sur les spots du coin pour les acharné⋅e⋅s )
    • Soirée relaxe / jeux
  • Mardi : Parkour toute la journée (+ soirée relaxe / jeux)
  • Mercredi : Fin de l'escapade le matin, après un dernier brunch en commun.
Et pour celleux qui peuvent prendre plus de jours de vacances et qui voudraient en profiter pour visiter le coin et faire un peu de tourisme, l'idée serait de pouvoir venir et se retrouver deux jours avant, en bonus : Arriver le mercredi soir, et parcourir les alentours, le jeudi et vendredi.

E) VILLES DES PROCHAINES D'ESCAPADES :

Afin de passer moins de temps à organiser les escapades, bien renforcer les liens localement, et donc profiter de certains acquis, il est envisagé de revenir 2-3 fois de suite au même endroit à la même saison avant de tester une nouvelle ville.
  • Pour l'Escapade de Printemps : Elle, n'a pas encore été choisie, mais ce serait chouette qu'elle puisse être dans le sud, cette fois pour se réchauffer en ce début de saison... :P

    Si vous avez un ou des hébergements à proposer où on pourrait être au moins une douzaine, même si c'est un peu à l'arrache, avec matelas gonflables qu'on peut emporter, postez une proposition ici : Une VILLE À PROPOSER ?
  • Pour l'Escapade d'été : Erachen a proposé de nous accueillir à nouveau chaleureusement à Lens, et vu qu'on a pas approfondi encore tous les spots de Lille et de environs encore, ce sera l'opportunité d'en profiter au maximum ! :D
.

F) DATES D'ESCAPADES :

Les dates qui ont été jugées les plus propices sont : .
.
Besoin de s'appeler ou de se contacter par messagerie instantanée ?
On peut se joindre sur le réseau Matrix via l'appli Element. ^^

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